Prvi klijent, prvi zadaci i snalaženje u hodu
Pre petnaestak godina počela sam da pratim ideju rada online, ali tada je to delovalo kao nešto što rade samo dizajneri i programeri. Nisam videla gde bih se tu ja uklopila, pa sam godinama samo posmatrala i mislila da to nije za mene.
2016. godine sam ipak ušla u online svet, bez plana i bez nekih velikih očekivanja. Počela sam kao online sekretarica, oslanjajući se na ono što sam već znala: organizaciju, dokumentaciju i komunikaciju. Tek kasnije sam shvatila da su to zapravo bile osnovne veštine za sve što je došlo posle.
Do prvog klijenta nisam došla preko preporuke niti poznanstva. Jednostavno sam se prijavljivala na oglase i čekala priliku. Nisam mogla ni da pretpostavim da će jedan mali zadatak biti početak saradnje koja traje skoro deset godina.
U tom periodu nisam imala jasnu sliku kako tačno izgleda rad kao virtuelna asistentkinja, ali sam znala da želim da probam i da uđem u taj način rada. Nisam razmišljala nekoliko koraka unapred niti sam imala predstavu kako će izgledati moj prvi klijent ili prvi ozbiljniji zadatak. Cilj mi je bio da dobijem priliku i vidim kako sve funkcioniše u praksi. Verovala sam da ću ostalo naučiti usput, kroz rad i iskustvo.
Oglas za jednostavan zadatak i prvi kontakt sa klijentom
Jedan od prvih oglasa na koji sam se prijavila bio je za skidanje slika sa Instagrama. Zadatak je bio toliko jednostavan da sam ga shvatila kao usputnu stvar, nešto što se odradi brzo i bez mnogo razmišljanja.
Iskreno, nisam razmišljala da bi iz toga moglo da nastane nešto više. Očekivala sam da uradim taj jedan zadatak i nastavim dalje, kao što sam planirala i sa svakim narednim oglasom na koji se prijavim. Tek kasnije sam shvatila da je upravo taj mali zadatak bio početak svega.
Klijentkinja je bila iz Australije, što je odmah značilo potpuno drugačiji ritam rada i komunikacije. Dok sam ja bila u fazi odgovaranja i organizovanja, ona je već završila svoj deo dana i bila offline. Zbog te razlike u vremenu, prvi zadatak je vrlo brzo dodeljen nekom drugom.
U tom trenutku to nije izgledalo kao nešto važno, više kao normalna stvar koja se desi kada se radi sa ljudima iz drugih delova sveta. Ali kasnije sam shvatila koliko su te situacije česte u online radu i koliko brzo se prilike mogu promeniti ili nestati ako se ne poklope u pravom trenutku.
Kako su Excel veštine otvorile novu priliku
Iako taj prvi zadatak nisam dobila, klijentkinja je pogledala moj profil i primetila da radim u Excelu. To je bio detalj koji je promenio celu komunikaciju. Umesto da priča ide dalje oko prvobitnog oglasa, dobila sam pitanje da li mogu da uradim jednu Excel bazu.
Prvi Excel zadatak bio je konkretan i jasan, bez previše komplikacija u objašnjenju. Zadatak je bio da se napravi baza i da se podaci unesu tako da budu pregledni i upotrebljivi. Uradila sam ga pažljivo i detaljno, vodeći računa da sve bude tačno postavljeno.
Nakon toga je stigao još jedan zadatak, pa još jedan. Svaki sledeći bio je mali korak dalje, ali u istom pravcu. Nije bilo velikih promena odjednom, nego niz sitnih zadataka koji su se nadovezivali i gradili neku vrstu kontinuiteta u radu.
Kad mali zadaci prerastu u dugoročnu saradnju
Vremenom su se ti zadaci pretvorili u stalnu saradnju. Nije postojao neki poseban trenutak kada smo definisale da će to biti dugoročno. Jednostavno se kroz rad pokazalo da ima sve više zadataka i da saradnja prirodno ide u tom pravcu. Jednog dana Excel, drugog organizacija podataka, trećeg nešto sasvim novo što se pojavi usput.
Sve je dolazilo postepeno, bez neke velike najave, ali sa jasnim očekivanjem da se posao uradi kako treba i u dogovorenom roku. Tako je od jednog oglasa nastala saradnja koja je trajala godinama i postala osnova mog daljeg rada.
Prvi ozbiljan susret sa obimom posla virtuelnog asistenta
U jednom trenutku dobijem poruku od klijentkinje da mogu da preuzmem sve njene zadatke. Ne samo jedan deo posla ili nekoliko stvari koje sam već radila, nego sve što se radilo iz dana u dan. Do tada su zadaci bili pojedinačni i jasno određeni, pa sam tačno znala šta treba da uradim i kada je posao završen.
Ovo je odjednom izgledalo kao mnogo šira slika nego ono što sam do tada videla. Nisam imala predstavu kako sve izgleda kada se svi ti različiti zadaci spoje u jednu celinu i kada više nisu odvojene stavke. Tada sam prvi put videla razliku između pojedinačnih zadataka i svakodnevnog rada sa klijentom.
Prvi osećaj zbunjenosti i nesigurnosti
Kad sam otvorila listu zadataka, ostala sam bez teksta. Stavka ispod stavke, pojmovi koje tada prvi put vidim i nazivi koji mi apsolutno ništa nisu značili. Gledam u ekran i mislim: „Auh, ja od ovoga ne znam da radim baš ništa!“ Nije mi bilo jasno ni koliko tih zadataka ima, ni kako su povezani, ni odakle uopšte da krenem.
Prošla sam kroz listu nekoliko puta, pokušavajući da povežem šta je šta. Svakim čitanjem razumela sam ponešto više, ali i dalje nisam mogla da steknem sliku kako sve to izgleda u stvarnom radu. Tek kasnije sam shvatila da na papiru sve deluje mnogo komplikovanije nego kada kreneš da radiš jedan po jedan zadatak. U tom trenutku mi je samo bilo jasno da će mi trebati dosta vremena da pohvatam šta se zapravo krije iza svih tih naziva.
Panika i preispitivanje da li sam spremna za ovo
Posle prvog šoka krenula su pitanja koja verujem da prođu kroz glavu svakome ko tek počinje. Da li sam se zaletela? Da li sam rekla „da“ nečemu što je ipak previše za mene? Sedela sam i gledala u tu listu zadataka razmišljajući kako ću uopšte sve to pohvatati.
Taj osećaj, srećom, nije dugo trajao. Već kada smo krenule da radimo, shvatila sam da lista zadataka nije nešto što dobiješ danas i moraš odmah sve da znaš. Svaki zadatak je imao svoje objašnjenje i radio se zasebno. Nije bilo očekivanja da prvog dana razumem sve što piše na toj listi.
Tek kasnije sam shvatila da je mene zapravo uplašila količina nepoznatih naziva, a ne sam posao. Kada svaki zadatak razložiš na korake, više ne deluje ni približno toliko komplikovano kao kada ga prvi put vidiš napisanog na papiru. I mislim da je to nešto kroz šta prođe većina ljudi kada prvi put vidi kako stvarno izgleda rad sa jednim klijentom u punom obimu.
Kako sam učila i radila nove zadatke u praksi
U ovom periodu rada sve sam učila direktno kroz zadatke koje sam dobijala od klijentkinje. Nije bilo posebne obuke ili nekog uvoda koji te “pripremi” za sve što dolazi. Svaki novi zadatak je dolazio sa svojim objašnjenjem i načinom kako se radi, i tako sam polako ulazila u ceo posao. Vremenom se sve slagalo kroz praksu i ponavljanje istih tipova obaveza.
Učenje kroz snimke koje mi je slala klijentkinja
Klijentkinja mi je za svaki novi zadatak snimila kratak video u kojem pokaže kako se radi. Nije bilo dugih objašnjenja ni pisanih uputstava. Samo otvori ekran, uradi ceo zadatak od početka do kraja i objasni usput šta radi i zašto.
Pustim video na telefonu, radim isto na računaru, pauziram, vratim ako treba i nastavim dalje. Nekad pogledam jednom, nekad tri puta, zavisi od zadatka. Kada završim prvi put, sledeći već ide mnogo lakše.
Tek tada sam shvatila da administrativni poslovi uglavnom imaju svoj redosled. Kada jednom naučiš kako se radi jedan zadatak, svaki sledeći put samo ponavljaš isti postupak. Upravo zato mi nijedan od tih zadataka kasnije nije predstavljao problem.
Administrativni zadaci koji su činili moj svakodnevni rad
Najveći deo mog posla činili su administrativni zadaci koji su se ponavljali iz dana u dan. Radila sam Excel baze, unosila i organizovala podatke, pratila informacije koje su stizale kroz email i vodila računa da sve bude ažurno i tačno.
Pored toga, radila sam i customer support, gde sam odgovarala na pitanja klijenata prema informacijama koje sam imala i prosleđivala ono što je bilo potrebno. Bilo je i zadataka vezanih za narudžbine, gde sam prikupljala podatke, pripremala informacije za slanje i pratila da sve bude povezano kako treba.
Povremeno sam radila i društvene mreže, ali to nije bio glavni deo mog posla. Taj deo smo kasnije sklonile jer mi je oduzimao više vremena nego što je imalo smisla u odnosu na ostale obaveze.
Kada danas pogledam taj period, vidi se da je veliki deo posla bio upravo u tim svakodnevnim stvarima koje možda na prvi pogled deluju jednostavno, ali zahtevaju pažnju, organizaciju i odgovornost. Upravo kroz takve zadatke sam naučila koliko detalji utiču na to da ceo posao funkcioniše kako treba.
Kako sam počela da postavljam granice u radu
Jedna od stvari koju sam od početka jasno rekla jeste da ne želim da radim sales call pozive. To nije bio deo posla u kojem sam se videla, posebno zato što nisam znala dovoljno o njenom biznisu i ne bih se osećala sigurno u toj vrsti komunikacije.
Klijentkinja je to potpuno prihvatila i nije bilo nikakvog problema oko toga. Nastavile smo sa zadacima koji su mi više odgovarali i u kojima sam mogla da dam najbolji rezultat.
Vremenom sam shvatila koliko je važno da znaš šta ti odgovara, a šta ne. Ne moraš da prihvatiš svaki zadatak koji postoji, već da budeš iskren oko toga gde možeš najbolje da doprineseš.
Upravo tako smo i organizovale saradnju. Ona je preuzimala stvari koje su zahtevale drugačiji pristup, a ja sam se fokusirala na deo posla koji mi je išao najbolje. Zbog toga je sve funkcionisalo jednostavnije i bez nepotrebnog opterećenja.
Klijentkinja koja mi je promenila pogled na način rada
Ova saradnja mi je mnogo značila, ne samo zbog posla koji sam radila, nego i zbog načina na koji je sve funkcionisalo. Sve mi je bilo novo i tek sam ulazila u posao virtuelne asistentkinje, pa nisam ni znala šta mogu da očekujem. Međutim, vrlo brzo sam shvatila koliko je lakše raditi kada su očekivanja jasna, komunikacija otvorena i kada obe strane znaju šta je sledeći korak. Upravo kroz rad sa ovom klijentkinjom počela sam da gradim sliku o tome kako izgleda dobra i dugoročna saradnja.
Jasna i otvorena komunikacija od samog početka
Komunikacija je od prvog dana bila jednostavna i direktna. Kada bih dobila neki zadatak, znala sam šta treba da uradim i koji je cilj. To mi je na početku mnogo značilo jer sam tek ulazila u ovaj posao.
Ako mi nešto nije bilo jasno, pitala bih i odmah dobila odgovor. Nije bilo potrebe da nagađam šta je neko mislio ili da se sama snalazim. Sve se rešavalo kroz razgovor i dogovor, što mi je dosta olakšalo prve mesece rada.
Posebno mi je ostalo u sećanju to što sam mogla otvoreno da kažem ako nešto u praksi ne funkcioniše. Ako neki zadatak oduzima previše vremena ili postoji jednostavniji način da se uradi, razgovarale bismo o tome i prilagodile način rada. Upravo kroz takve razgovore sam shvatila koliko otvorena komunikacija doprinosi dobroj i dugoročnoj saradnji.
Kada znaš šta se očekuje, lakše je raditi kvalitetno
Ono što mi je od početka bilo jasno jeste da je najvažnije da se posao uradi tačno i pouzdano. Nije bilo potrebe da se nešto nepotrebno komplikuje, već da zadatak bude završen kako treba i da klijent može da nastavi dalje bez problema.
Greške su bile sastavni deo učenja, posebno zato što sam tek ulazila u ovaj posao. Ako nešto ne uradim kako treba, objasni mi se gde sam pogrešila i kako sledeći put da uradim bolje. Zbog toga nisam imala osećaj da moram sve da znam od prvog dana, nego da mogu da pitam kada mi nešto nije jasno.
Vremenom sam postajala sve sigurnija u svoj rad. Shvatila sam da kvalitet znači da vodiš računa o detaljima, poštuješ dogovor i da ljudi mogu da se oslone na tebe. Upravo se tako gradi poverenje između klijenta i virtuelnog asistenta.
Kako mi je jasna organizacija rada olakšala početak
Kroz ovu saradnju sam prvi put videla koliko način rada utiče na svakodnevne zadatke. Kada je nešto jasno objašnjeno i kada postoji dogovor oko toga šta treba da se uradi, posao mnogo lakše ide.
Na početku mi je bilo novo koliko razliku pravi način na koji se zadaci prenose. Nije važno samo šta treba da uradiš, nego i da razumeš šta se očekuje i kako nešto treba da izgleda.
Kod svakog zadatka postojao je jasan redosled i nisam morala da nagađam šta se podrazumeva. Ako nešto nije bilo jasno, pitala bih i dobila odgovor.
Vremenom mi je upravo ta jasnoća pomogla da postanem sigurnija u radu i da lakše preuzimam nove zadatke, jer sam bolje razumela način na koji klijentkinja radi.
Kako sam učila kroz rad na različitim alatima i platformama
U tom periodu sam radila full-time i svaki dan su dolazili različiti zadaci. Nisam krenula sa idejom da se usmerim na jednu određenu oblast, nego sam radila ono što je u tom trenutku bilo potrebno klijentkinji. Jedan dan bih radila jednu vrstu zadataka, drugi dan nešto potpuno drugačije.
Sve sam učila kroz sam rad, dok se posao već odvijao. Nije postojalo posebno vreme kada sednem i učim nešto novo, pa tek onda krenem da radim. Jednostavno se pojavi novi zadatak, nova platforma ili novi način rada i ja ulazim u to kroz praksu.
Tada nisam mnogo razmišljala o tome koliko različitih stvari zapravo prolazim. Bilo mi je normalno da učim ono što mi u tom trenutku treba. Tek kasnije, kada sam pogledala unazad, shvatila sam koliko sam različitih zadataka i alata prošla tokom tog perioda.
Dve godine rada u punom angažmanu bez uske specijalizacije
Radila sam dve godine full-time i tokom tog perioda posao je postao deo moje svakodnevice. Nije bilo dva ista dana, jer su se zadaci menjali u zavisnosti od toga šta je klijentkinji bilo potrebno u tom trenutku. Jednog dana bih radila Excel baze i unos podataka, drugog email komunikaciju, a trećeg nešto potpuno novo što je tek uvedeno u njen rad.
Tada nisam razmišljala o tome da li gradim neku određenu specijalizaciju. Jednostavno sam radila ono što je bilo potrebno i kroz različite zadatke upoznavala različite delove poslovanja.
Tek kasnije sam primetila koliko se stvari zapravo ponavljaju, samo kroz različite alate i situacije. Način organizacije podataka, praćenja informacija i rada u novim platformama često ima istu logiku.
Kroz to ponavljanje sam vremenom postajala sigurnija u radu. Ono što mi je na početku bilo novo i zahtevalo više vremena, kasnije je postajalo nešto što mogu da uradim mnogo brže i samostalnije. Tada nisam razmišljala o tome koliko znanja se zapravo skuplja kroz svakodnevni rad, ali se upravo tako najviše stvari nauči.
Kako sam nove alate učila kroz konkretne zadatke
Novi alati su se pojavljivali usput, onda kada su postajali potrebni u svakodnevnom radu. Nije bilo posebnog perioda kada prvo učim neki alat, pa tek onda počinjem da ga koristim. Jednostavno bi se pojavio novi zadatak i bilo je potrebno da razumem kako određena platforma funkcioniše.
Tako sam kroz rad ulazila u ClickFunnels, različite email marketing alate i više CRM sistema. Svaki od njih sam upoznavala kroz konkretne situacije koje su bile vezane za posao koji već radim. Umesto da učim napamet gde se šta nalazi, odmah sam videla za šta se određena opcija koristi i kako se uklapa u ono što treba da se uradi.
U početku nije uvek bilo jednostavno, jer se novi alat pojavi dok već imaš postojeće obaveze koje treba završiti. Paralelno radiš ono što već znaš i pokušavaš da pohvataš kako funkcioniše nešto potpuno novo. Ali upravo zato što sam odmah imala praktičan zadatak ispred sebe, mnogo brže sam povezivala stvari.
Prelazak na nove platforme i moj proces prilagođavanja
Tokom godina klijentkinja je više puta menjala platforme koje je koristila u svom radu. Svaka ta promena značila je da i ja moram da uđem u nešto novo i razumem kako funkcioniše. Nije se radilo samo o tome da naučim gde se nalazi neka opcija, nego da shvatim kako se ceo način rada prenosi na novu platformu.
Svaki put bih krenula od početka za taj određeni alat, ali nikada nisam učila odvojeno od posla. Novi program je odmah bio povezan sa stvarnim zadacima koje treba završiti. U početku bih istraživala gde se šta nalazi i kako je sve povezano, a onda bi kroz svakodnevni rad stvari počele da dobijaju smisao.
Najlakše mi je bilo upravo zato što nisam učila samo teoriju. Kada odmah imaš konkretan zadatak ispred sebe, mnogo brže shvatiš čemu nešto služi i kako se koristi. Dok sam rešavala ono što je potrebno za posao, istovremeno sam upoznavala novu platformu.
Rast bez aktivnog traženja klijenata
Ovaj deo mog rada se razvijao bez neke posebne namere ili strategije sa moje strane. Nisam u tom periodu aktivno tražila nove klijente niti sam se bavila promocijom svojih usluga. Bila sam fokusirana na posao koji već imam i na to da ono što preuzmem uradim kako treba.
Vremenom su počeli da se pojavljuju novi upiti i nove saradnje. Nije se desilo preko noći i nije postojao jedan trenutak kada se sve promenilo. Ljudi su dolazili kroz preporuke i preko kontakata koje sam već imala, a meni je to tada delovalo kao prirodan nastavak onoga što već radim.
Saradnja sa prvom klijentkinjom koja traje deset godina
Sa prvom klijentkinjom sam započela saradnju koja traje i danas, deset godina kasnije. Na početku to nije izgledalo kao nešto što će trajati toliko dugo. Krenule smo od nekoliko konkretnih zadataka, a vremenom se taj obim posla proširio na različite stvari koje su bile deo njenog svakodnevnog rada.
Kako se njen posao menjao i razvijao, tako su dolazili novi zadaci, nove platforme i nove obaveze. Sve se uvodilo postepeno, u trenutku kada je bilo potrebno. Nije bilo jedne velike promene posle koje je sve izgledalo drugačije, nego se saradnja širila kroz male korake i kroz ono što je svakodnevni rad donosio.
Zbog toga sam vremenom radila različite vrste zadataka u okviru iste saradnje. Nekada su to bile administrativne obaveze, nekada rad u novim alatima, nekada stvari koje su zahtevale da naučim potpuno novi način rada. Sve to se gradilo kroz vreme, jer sam već razumela njen način rada i ono što joj je potrebno.
Klijenti koji dolaze kroz preporuke
Novi klijenti su vremenom počeli da dolaze kroz preporuke, bez toga da sam ih aktivno tražila. Nisam imala naviku da šaljem prijave, javljam se ljudima ili stalno tražim nove saradnje. Bila sam fokusirana na postojeći posao i na to da ono što radim bude urađeno kako treba.
Ljudi koji su dolazili uglavnom su već imali neku informaciju o mom radu. Nekada bi ih neko preporučio, nekada bi se javili jer su čuli za način na koji radim i šta mogu da im pomognem. Nije postojao jedan trenutak kada se to pokrenulo, nego se jednostavno vremenom počelo dešavati sve češće.
Bilo je tu različitih klijenata i različitih potreba. Nisu svi dolazili iz iste oblasti niti su svi tražili iste stvari, ali ono što im je bilo zajedničko jeste da im je trebala osoba na koju mogu da se oslone i koja će preuzeti deo posla.
Kada kvalitet rada postane najbolja preporuka
Nikad nisam imala fokus na tome da aktivno prodajem svoje usluge ili da stalno tražim nove klijente. Bila sam više usmerena na posao koji već imam i na to da ono što preuzmem uradim kako treba.
Novi poslovi su uglavnom dolazili kroz preporuke ljudi koji su već znali kako radim. Nije bilo klasičnog predstavljanja usluga, već se poverenje gradilo kroz postojeće saradnje i iskustvo koje su drugi imali sa mnom.
Vremenom sam shvatila da se poverenje najviše gradi kroz svakodnevne stvari — da ispoštuješ dogovor, odgovoriš na vreme i vodiš računa o detaljima. Sve to se možda čini kao sitnica, ali se kroz vreme primeti.
Tako su se nove prilike pojavljivale postepeno, bez toga da sam ih aktivno tražila. Sve je dolazilo kao nastavak rada koji je već postojao.
Šta sam naučila o doslednosti i poverenju
Najvažnija stvar koju sam kroz sve ovo shvatila jeste da se poverenje ne dobija jednim dobro urađenim zadatkom. Gradi se kroz male stvari koje se ponavljaju svaki dan. Da ispoštuješ dogovor, uradiš ono što je potrebno i da ljudi znaju da mogu da računaju na tebe.
Na početku nisam razmišljala o tome na taj način. Bila sam fokusirana na to da shvatim zadatke i da ih uradim kako treba. Tek kasnije sam videla koliko upravo taj pristup utiče na dugoročnu saradnju.
Ljudi ne pamte samo krajnji rezultat, nego i način na koji je saradnja izgledala. Važno im je da znaju da ćeš se javiti kada treba, da ćeš voditi računa o detaljima i da mogu mirno da ti prepuste deo posla.
Posle svih ovih godina mogu da kažem da je doslednost jedna od najvažnijih stvari u ovom poslu. Nije poenta da svaki dan bude nešto posebno, već da ono što radiš bude urađeno odgovorno i bez preskakanja. Upravo se tako vremenom grade saradnje koje traju.
Kad se osvrnem na svoj početak kao virtuelna asistentkinja, vidim da tada nisam ni blizu mogla da sagledam koliko ću toga naučiti kroz rad. Krenula sam bez iskustva u ovom poslu i sa zadacima koji su dolazili jedan po jedan. Sve sam učila kroz konkretne situacije i svakodnevni rad koji se vremenom širio.
Najviše sam shvatila koliko su važni jasna komunikacija, odgovornost i doslednost. Nije postojao jedan veliki trenutak koji je sve promenio, nego mnogo malih koraka koji su se vremenom povezali.
Danas znam da početak ne mora da bude savršen niti da odmah znaš ceo put. Važno je da ono što radiš uradiš kako treba i da ljudi mogu da računaju na tebe. Ostalo dolazi kroz vreme i iskustvo.
Ako si trenutno na početku i pokušavaš da shvatiš kako izgleda ovaj posao, VA obuka može da ti pomogne da dobiješ jasniju sliku pre nego što kreneš. Proći ćemo kroz zadatke sa kojima se početnici najčešće susreću i način na koji se ulazi u rad sa klijentima. Cilj je da ne moraš baš sve sama da otkrivaš kroz pokušaje i greške, nego da imaš od čega da kreneš.
